Bir işletmenin kalite veya gıda güvenliği standardına göre belgelendirilmiş olması önemli bir başarıdır. Belgelendirme; işletmenin belirli gereklilikleri yerine getirdiğini, süreçlerini tanımladığını ve bağımsız bir değerlendirmeden geçtiğini gösterir.
Ancak sahada üzerinde durulması gereken daha önemli bir soru vardır:
Bir işletmenin denetimden başarıyla geçmesi, yönetim sisteminin gerçekten etkin çalıştığı anlamına gelir mi?
Uzun yıllar kalite, üretim, Ar-Ge ve yönetim süreçlerinin içinde çalıştığınızda benzer tablolarla karşılaşabilirsiniz.
Denetim tarihi yaklaştığında dokümanlar gözden geçirilir, eksik kayıtlar kontrol edilir, açık aksiyonlar hızla kapatılmaya çalışılır, sahada genel bir düzenleme başlar ve çalışanlara kurallar yeniden hatırlatılır.
Denetim tamamlandıktan sonra ise işletme yavaş yavaş eski çalışma düzenine döner.
İşte tam bu noktada “denetimden geçen sistem” ile “gerçekten çalışan sistem” arasındaki fark ortaya çıkar.
Gerçek bir yönetim sisteminin başarısı, denetim günü ortaya koyduğu görüntüyle değil; denetçinin olmadığı diğer günlerde nasıl çalıştığıyla ölçülmelidir.
Yönetim Sisteminin Amacı Denetimi Geçmek Değildir
ISO 9001, ISO 22000, BRCGS ve benzeri yönetim sistemi ve ürün güvenliği standartlarının temelinde sistematik bir yaklaşım vardır.
İyi yapılandırılmış bir sistem;
- riskleri önceden görmeyi,
- süreçleri kontrol altında tutmayı,
- görev ve sorumlulukları netleştirmeyi,
- hataların tekrarını önlemeyi,
- veriye dayalı karar vermeyi
- ve sürekli iyileştirmeyi
sağlamalıdır.
Dolayısıyla sertifika, sistemin amacı değil; doğru kurulan ve etkin uygulanan bir sistemin sonuçlarından biridir.
Denetim öncesinde hazırlık yapılması elbette doğaldır. Problem hazırlık yapmak değil, sistemin yalnızca denetim öncesinde çalışmasıdır.
Uygunsuzluğu Kapatmak ile Problemi Çözmek Aynı Şey Değildir
Kalite ve gıda güvenliği sistemlerinde sık karşılaşılan konulardan biri uygunsuzluk yönetimidir.
Bir problem meydana geldiğinde hızlı bir düzeltme yapılabilir. Ancak mevcut problemi ortadan kaldırmak, aynı problemin tekrar yaşanmayacağını garanti etmez.
Örneğin üretim alanında risk oluşturan kırık bir ekipman parçası tespit edildiğini düşünelim.
Parçayı değiştirmek bir düzeltmedir.
Ancak asıl sorulması gereken soru şudur:
“Bu parça neden kırıldı?”
Bakım periyodu yetersiz olabilir, kullanılan malzeme uygun olmayabilir, ekipman yanlış kullanılıyor olabilir veya benzer ekipmanlarda aynı risk bulunabilir.
Çalışan bir sistem yalnızca sonucu düzeltmez; kök nedeni araştırır ve problemin tekrarını önlemeye çalışır.
Kalite Sadece Kalite Departmanının İşi Değildir
Sahada karşılaşılan önemli yanılgılardan biri, kalite ve gıda güvenliği sistemlerinin yalnızca kalite departmanının sorumluluğunda olduğunun düşünülmesidir.
Kalite departmanı sistemi koordine edebilir, standartları takip edebilir ve denetimleri planlayabilir. Ancak üretim, bakım, satın alma, lojistik, insan kaynakları ve üst yönetimin katılımı olmadan sürdürülebilir bir sistem kurulamaz.
Satın alma yalnızca fiyat kriteriyle tedarikçi seçiyorsa kalite departmanının tek başına tedarikçi güvence sistemini yönetmesi zordur.
Bakım faaliyetleri zamanında yapılmıyorsa ürün güvenliği risklerini yalnızca kalite kontrolleriyle ortadan kaldırmak mümkün değildir.
Üretim hedefleri sürekli olarak kalite ve gıda güvenliği gerekliliklerinin önüne geçiyorsa çalışanların doğru uygulamaları sahiplenmesini beklemek de gerçekçi olmayacaktır.
Gerçekten çalışan bir sistemde kalite, bir departmanın değil organizasyonun ortak sorumluluğudur.
Çalışan Prosedürü mü Biliyor, Yaptığı İşin Nedenini mi?
Çalışanın prosedürü ezbere bilmesinden daha önemli olan, yaptığı uygulamanın nedenini anlamasıdır.
Bir operatöre yalnızca;
“Bu sıcaklığı her saat kaydet.”
demekle,
“Bu sıcaklık sınırın üzerine çıktığında ürün güvenliği açısından risk oluşabilir, bu nedenle her saat kontrol ediyoruz.”
demek arasında önemli bir fark vardır.
İlk yaklaşım kayıt oluşturur.
İkinci yaklaşım farkındalık oluşturur.
Yönetim sistemlerinin sürdürülebilirliği de büyük ölçüde bu farkındalığa bağlıdır.
Gerçekten Çalışan Bir Sistemin 5 Göstergesi
1. Denetim olmadığında da aynı uygulamalar devam ediyorsa
Kontroller, iç denetimler, aksiyon takipleri ve saha uygulamaları denetim tarihinden bağımsız yürütülüyorsa sistem günlük çalışma biçiminin parçası olmaya başlamıştır.
2. Çalışanlar yaptıkları işin nedenini biliyorsa
Sistem prosedürlerde değil, insanların davranışlarında yaşar. Çalışan yaptığı kontrolün ürün güvenliği veya kalite üzerindeki etkisini biliyorsa sistemi daha güçlü sahiplenir.
3. Uygunsuzluklar saklanmak yerine konuşulabiliyorsa
Olgun kalite kültüründe problem bildirmek başarısızlık değil, iyileştirme fırsatıdır. İlk soru “Kim yaptı?” değil, “Neden oldu ve tekrarını nasıl engelleriz?” olmalıdır.
4. Kararlar veriye dayanıyorsa
Müşteri şikâyetleri, tedarikçi performansı, fireler, uygunsuzluklar ve proses verileri yalnızca denetçiye göstermek için değil, iyileştirme kararlarında kullanılmalıdır.
5. Üst yönetim sistemin içindeyse
Çalışanlar yönetimin ne söylediğinden çok neye önem verdiğini gözlemler. Yönetim kalite göstergelerini takip ediyor, sahaya çıkıyor ve iyileştirme çalışmalarına kaynak ayırıyorsa sistemin kurum kültürüne dönüşmesi kolaylaşır.
İç Denetim Bir Formalite Değil, Yönetim Aracıdır
İç denetimler yönetim sistemlerinin en güçlü araçlarından biridir. Ancak yanlış uygulandığında yalnızca doldurulması gereken bir kontrol listesine dönüşebilir.
Etkili bir iç denetimin amacı “uygunsuzluk bulmamak” değildir.
Tam tersine, dış denetçi veya müşteri görmeden önce sistemdeki zayıflıkları işletmenin kendisinin görebilmesini sağlamaktır.
Bu nedenle iyi bir iç denetimde yalnızca;
“Prosedür var mı?”
diye sorulmaz.
“Gerçekten uygulanıyor mu?”
ve daha önemlisi;
“Bu uygulama gerçekten işe yarıyor mu?”
soruları da sorulur.
Sürdürülebilirlik, Sistemin Gerçek Başarı Göstergesidir
Danışmanlık çalışmalarında da sistemin kurulması kadar, kurulan yapının işletme tarafından sürdürülebilir hale gelmesini önemsiyorum.
Bugün farklı sektörlerde danışmanlık verdiğim işletmelerde, başlangıçta belirli bir ihtiyaca yönelik planlanan çalışmaların; sistemin geliştirilmesi, uygulamaların sahaya yerleşmesi ve kazanımların sürdürülebilir hale getirilmesi amacıyla daha uzun soluklu iş birliklerine dönüşmesini özellikle çok değerli buluyorum.
Çünkü danışmanlığın gerçek başarısı, yalnızca bir eksikliği tespit etmek veya bir denetime hazırlanmak değildir. Asıl başarı, işletmenin zaman içerisinde kendi sistemini daha güçlü yönetebilir hale gelmesidir.
Bu nedenle danışmanlık sürecinin “doküman hazırlama” veya “denetim öncesi eksik kapatma” yaklaşımından çıkıp; düzenli takip, saha gözlemi, eğitim, veri analizi ve sürekli iyileştirmeyi kapsayan bir gelişim sürecine dönüşmesi gerekir.
İyi Sistem İşletmeyi Yavaşlatmaz
Kalite sistemleriyle ilgili yaygın algılardan biri, dokümantasyonun ve kontrollerin işletmeyi yavaşlattığıdır.
Kötü tasarlanmış bir sistem gerçekten yavaşlatabilir.
Gereksiz formlar, tekrar eden onaylar, kullanılmayan raporlar ve yalnızca denetim için oluşturulmuş prosedürler işletmeye yük getirir.
İyi tasarlanmış bir sistem ise tam tersine belirsizliği azaltmalı, sorumlulukları netleştirmeli, tekrar eden hataları azaltmalı ve karar alma süreçlerini kolaylaştırmalıdır.
Bu nedenle sistem kurarken yalnızca;
“Standart ne istiyor?”
sorusunu sormak yeterli değildir.
Bir soru daha sormamız gerekir:
“Bu gerekliliği bu işletmenin gerçeklerine uygun ve sürdürülebilir şekilde nasıl uygularız?”
Sonuç: Sertifika Duvara, Sistem Sahaya Aittir
Kalite ve gıda güvenliği yönetim sistemlerinde belgelendirme önemli bir kilometre taşıdır. Ancak sürdürülebilir başarı için hedef yalnızca sertifikaya ulaşmak olmamalıdır.
Asıl hedef; çalışanların sistemi sahiplendiği, yönetimin desteklediği, risklerin önceden değerlendirildiği, problemlerin saklanmadığı, verilerin karar almak için kullanıldığı ve sürekli iyileştirmenin günlük çalışma biçimine dönüştüğü bir yapı oluşturmaktır.
Çünkü gerçekten çalışan bir yönetim sistemi denetim günü için hazırlanmaz.
Her gün çalışır.
Bir işletmenin kalite kültürünü anlamak istiyorsanız yalnızca prosedürlerine bakmayın.
Sahaya, çalışanların yaklaşımına, problemlerin nasıl ele alındığına ve yönetimin sisteme ne kadar dahil olduğuna bakın.
Çünkü sistemin gerçek gücü dokümanlarda değil, uygulamadadır.
Ve belki de kendimize sormamız gereken en önemli soru şudur:
“Denetimden geçecek bir sistem mi kuruyoruz, yoksa işletmeyi gerçekten geliştirecek bir sistem mi?”
